Как да създадем ефективен план за почистване на офис и бизнес сграда

Поддържането на чист офис изглежда като сравнително проста задача, докато не се вземат предвид всички помещения, повърхности и ежедневни дейности, които трябва да бъдат обхванати. В една малка компания може да става дума за няколко работни помещения, санитарен възел и кухненски кът. При по-голяма бизнес сграда обаче картината е съвсем различна – има рецепция, множество офиси, конферентни зали, коридори, асансьори, стълбища, санитарни помещения, кухни, складове и често подземен паркинг.

Именно затова доброто почистване не трябва да се организира само според това „какво е мръсно в конкретен момент“. Много по-ефективно е да се изгради конкретен план, който насрочва какво се почиства, колко често, с какви средства и кой отговаря за изпълнението.

При професионалната поддръжка на офис или бизнес сграда този подход позволява да се постигне постоянен резултат, без да се губи време в ненужни дейности или да се пропускат важни зони.

Защо е необходим конкретен план за почистване?

Всеки офис се замърсява по различен начин. Няма как еднакъв график да бъде подходящ за малък офис с петима служители и за бизнес сграда, през която ежедневно преминават стотици хора.

Основният фактор е натоварването на различните помещения. Входът например може да бъде замърсен няколко пъти в рамките на един ден, докато складово помещение, което почти не се използва, няма нужда от ежедневна поддръжка.

Същото важи и за различните видове повърхности. Стъклените врати и прегради бързо показват отпечатъци, подовете събират прах и следи от обувки, а текстилните настилки задържат частици между влакната.

Затова ефективният план трябва да разделя помещенията според тяхното предназначение, натоварване и вид на настилките.

Първата стъпка е да се направи оценка на обекта

Преди да бъде направен графикът, трябва да се знае какво реално трябва да бъде почистено.

При по-голям обект е добре да се направи подробен оглед, при който да се отбележат:

• общата площ;
• броят на офисните помещения;
• рецепция и входни пространства;
• санитарни помещения;
• кухненски и обособени зони за хранене;
• конферентни и заседателни зали;
• коридори и стълбища;
• асансьори;
• складови помещения;
• видове подови настилки;
• стъклени повърхности;
• външни и прилежащи пространства;
• подземни паркинги и гаражи.

Тази информация позволява да се определи какъв обем работа е необходим и кои дейности трябва да бъдат ежедневни, седмични или периодични.

При професионалните услуги за почистване на офиси и бизнес сгради именно предварителната оценка на обекта е важна предпоставка за създаването на работещ график.

Разделете задачите според честотата им

Една от най-честите грешки е всички дейности да бъдат поставени в един и същи график.

В действителност различните задачи имат различна необходима честота.

Ежедневни дейности

В зависимост от натоварването на обекта ежедневното почистване може да включва:

• събиране на отпадъци;
• почистване на подове;
• поддръжка на санитарните помещения;
• почистване на кухненски зони;
• забърсване на достъпни работни повърхности;
• почистване на входната зона;
• обработка на силно докосвани повърхности.

Тези дейности са особено важни в помещения, през които преминават много хора.

Седмични дейности

Веднъж или няколко пъти седмично може да се извършва по-детайлно почистване на:

• врати;
• первази;
• мебели;
• труднодостъпни участъци;
• стълбища;
• по-малко натоварени помещения;
• части от общите пространства.

Тук вече може да се отдели повече време на места, които не изискват ежедневна обработка.

Периодични дейности

Някои услуги не е необходимо да се извършват всяка седмица. Това не означава, че трябва да бъдат пропускани.

Почистването на прозорци, пране на мокети, дълбоко почистване на текстилни повърхности, машинна обработка на определени подови настилки и други подобни дейности могат да бъдат включени в месечен, сезонен или индивидуален график.

Входът и рецепцията заслужават специално внимание

Входът е една от зоните, които трябва да бъдат поставени с висок приоритет.

Причината е проста – това е мястото, което почти всеки посетител вижда. Дори когато вътрешните помещения са отлично поддържани, замърсен вход може да създаде лошо първо впечатление.

Особено внимание трябва да се обръща на пода, стъклените врати, дръжките, рецепцията, зоните за изчакване и местата, в които хората оставят или вземат лични вещи.

При дъждовно или зимно време натоварването допълнително се увеличава. Влага, кал и пясък могат бързо да бъдат разнесени от входа към коридорите.

Затова графикът трябва да позволява увеличаване на честотата на почистване при необходимост.

Санитарните помещения не трябва да се почистват само в края на деня

При офис с малко служители едно посещение на почистващия екип може да бъде достатъчно. При голяма бизнес сграда обаче това невинаги е така.

Ако санитарните помещения се използват от десетки или стотици хора, е възможно да се наложи периодична проверка и поддръжка в рамките на работния ден.

Освен почистването на санитарния възел трябва да се следи за наличието на консумативи. Липсата на сапун, тоалетна хартия или хартиени кърпи може да създаде неприятно впечатление дори когато самото помещение е чисто.

Подовите настилки изискват различен подход

Не всички подове трябва да бъдат третирани по един и същи начин.

Керамичните плочки, виниловите настилки, естественият камък, бетонът, мокетите и различните синтетични покрития имат свои характеристики.

Например текстилната настилка може да изглежда сравнително чиста, но да задържа прах и фини частици във вътрешността си. При нея периодичното почистване е различно от ежедневното прахосмукиране.

При твърдите настилки пък е важно да се използват подходящи препарати и техника, така че да не се оставят следи или да се уврежда покритието.

Ето защо добрият план не трябва просто да съдържа „почистване на пода“, а да посочва конкретния тип обработка според настилката.

Как да се организира почистването на общите части?

Коридорите, стълбищата и асансьорите са сред зоните с най-голям човекопоток.

Те могат да се замърсяват по-бързо от индивидуалните офиси и затова трябва да имат отделен приоритет.

При асансьорите освен пода е необходимо да се почистват вратите, огледалата, панелите и други повърхности. Стълбищата изискват внимание към стъпалата, парапетите и ъглите, в които често се натрупва прах.

При големи сгради е разумно тези дейности да бъдат разпределени във времето, така че почистването да не пречи на движението на служители и посетители.

Кухнята и зоните за хранене са отделна категория

Кухненските помещения могат да изглеждат малки, но често изискват повече внимание, отколкото се предполага.

Плотовете, масите, мивките, дръжките на шкафовете и подовете се използват постоянно. Върху тях могат да попаднат мазнини, остатъци от храна и различни течности.

Особено важно е хранителните отпадъци да не се оставят за дълго време. Освен неприятния външен вид, те могат да доведат до неприятни миризми и други хигиенни проблеми.

Подземният паркинг трябва да бъде част от общия план

При бизнес сгради с подземен паркинг тази зона често се разглежда като нещо отделно от останалия имот. В действителност тя е част от общото пространство и също има нужда от системна поддръжка.

Автомобилите внасят пясък, кал, прах и влага. С времето тези замърсявания се натрупват върху настилката, особено около входовете, рампите и местата с по-интензивно движение.

При по-големи площи ръчното почистване може да бъде бавно и неефективно. В зависимост от настилката и състоянието на обекта могат да бъдат използвани професионални машини за сухо или мокро почистване.

Периодичното почистване на гаражи е особено важно при големи жилищни, търговски и административни сгради, където през паркинга ежедневно преминават множество автомобили.

Кога е необходимо основно почистване?

Дори при добре организирана ежедневна поддръжка има дейности, които не могат да бъдат извършвани постоянно.

Това включва основно почистване на настилки, пране на мокети, почистване на прозорци, обработка на труднодостъпни места и други специализирани дейности.

Те могат да бъдат планирани сезонно или според конкретното състояние на обекта.

Добра практика е още при изготвянето на договора или годишния график да бъде планирано кога ще се извършват тези дейности. Така те няма да бъдат забравени или отлагани до момента, в който замърсяванията вече са по-сериозни.

Как да се избегне нарушаването на работния процес?

Почистването на офис не трябва да пречи на работата на служителите.

При много компании основните дейности се извършват в края на работния ден, рано сутрин или през почивните дни. При големи сгради може да се използва комбиниран график.

Например санитарните помещения и общите части могат да бъдат поддържани през деня, докато по-шумните дейности и машинното почистване се извършват извън пиковите часове.

Това е още една причина предварителният план да бъде толкова важен.

Как да разберем дали планът работи?

Дори най-добрият график трябва периодично да бъде преглеждан.

Ако определена зона постоянно остава замърсена, това може да означава, че честотата на почистване не е достатъчна. Ако друга зона се почиства ежедневно, но почти не се използва, ресурсът може да бъде пренасочен към по-натоварено място.

Обратната връзка от служители, посетители и управители на сградата също може да помогне за оптимизирането на процеса.

Заключение

Ефективното почистване на офис или бизнес сграда не се основава единствено на добри препарати и професионална техника. Необходима е цялостна организация, която отчита площта, броя на хората, предназначението на помещенията, видовете настилки и натоварването на различните зони.

Най-практичният подход е дейностите да бъдат разделени на ежедневни, седмични и периодични, като графикът може да се променя според сезона и реалните нужди на обекта.

Така почистването се превръща в постоянен процес, а не в поредица от спешни действия, когато сградата вече е видимо замърсена. Резултатът е по-добре поддържана работна среда, по-предвидима организация и по-дългосрочно запазване на добрия вид на имота.